Se ouviu recentemente a palavra data center e ficou curioso sobre o seu significado, a explicação é simples: um data center é uma estrutura informática onde se concentram todos os recursos digitais que importam para o funcionamento de uma empresa.

No seu caso, esses recursos digitais podem ser:

• Os ficheiros gravados nos computadores dos seus colaboradores
  
  
• As faturas e guias de venda que o seu contabilista lhe pede ao final do mês
  
  
• O software que a sua empresa utiliza para agilizar os serviços que presta

Ou seja: recursos de uso diário que devem estar centralizados e protegidos para nunca comprometer a continuidade e a agilidade das suas operações.

Mas porque razão as empresas estão a abandonar o velho paradigma de “cada computador com os seus programas e ficheiros”?

Antes de mais, pelas toneladas de dados que são produzidas por dia. A economia global e cada um de nós armazena dados cada vez mais depressa, em cada vez maior quantidade:

Alguns data centers são tão grandes que ocupam milhares de metros quadrados, em espaços subterrâneos. Outros, são do tamanho de um pequeno armário, na sala do fundador de uma empresa local. Certo é que, independentemente da sua tipologia, a procura por data centers continua a aumentar!

Estima-se que as empresas que implementam data centers vão produzir o dobro do lucro em 2025 face ao registado em 2019 – num mercado que ultrapassará os 58 biliões de dólares anuais. E atenção: este crescimento é cada vez mais responsabilidade das pequenas e médias empresas!

Agora que já sabe:

• O que é um data center

• Porque razão a procura por data centers está a crescer

Preparado para descobrir se um data center tem ou não utilidade para uma empresa como a sua?

Quais as vantagens de um data center para uma empresa de pequena ou média dimensão?

Se tivessemos que criar uma short list dos principais motivos que levam uma empresa a implementar um data center, provavelmente seriam:

1 – Custos

• As empresas querem industrializar a sua cadeia de produção para diminuir custos de produção e agilizar os seus tempos de resposta
  

• As empresas gastam menos na manutenção de uma infraestrutura informática centralizada do que em vários equipamentos individuais
  
  
• Periodicamente, as empresas precisam de mais armazenamento, memória RAM ou capacidade de processamento e gastam menos a atualizar um data center do que vários equipamentos individuais

Ou seja: as empresas querem poupar.

Mas existem outras vantagens na utilização de um data center, talvez até mais importantes do que a poupança ao nível dos custos. Por exemplo?

2 – Estabilidade

Se uma empresa procura um data center é provável que os seus colaboradores e/ou clientes precisem de acesso a dados e ficheiros a tempo integral:

• Ou porque essa empresa opera sem interrupções;
  
  
• Ou porque a empresa tem colaboradores em regime de teletrabalho que precisam de aceder remotamente a aplicações, dados ou ficheiros da empresa;
  
  
• Ou simplesmente porque a empresa está farta de conviver com a desorganização do sistema convencional…

…você sabe do que estamos a falar certo?

Estamos a falar de:

• Milhares de documentos e aplicações espalhadas pelos inúmeros computadores da empresa, onde nunca ninguém sabe de nada;
  
  
• Alguns desses computadores têm mais capacidade do que outros e a operação “encalha” nalguns colaboradores;
  
  
• Em certas zonas da empresa o acesso à internet é mais rápido e a operação “encalha” nalguns pontos da operação;
  
  
• Mais: há zonas da empresa onde a eletricidade é instável e as máquinas falham durante a operação, que acaba por se atrasar.

Esta falta de estabilidade torna-se stressante para si, faz com que o serviço seja prestado de forma mais lenta e, progressivamente, desgasta a reputação da sua marca.

Felizmente, qualquer um destes problemas é eliminado com a implementação de um data center, que garante:

• A mesma capacidade, no que toca a velocidade de processamento, RAM e armazenamento para todos os equipamentos fundamentais à operação;
  
  
• Um acesso à internet sem falhas e com a mesma velocidade nas várias zonas da empresa que intervêm na operação;
  
  
• E claro: sistemas que garantem a continuidade da operação, mesmo quando existem problemas elétricos que, de outra forma, fariam as máquinas parar.

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3 – Segurança

Uma das grandes preocupações das empresas nos dias de hoje é a segurança das informações que armazenam: quase sempre segredos de negócio confidenciais ou informações pessoais dos seus clientes.

A Morebiz IT – Solutions partilhou recentemente um relatório da Interpol que revela dados chocantes sobre este tema: +907 mil empresas foram infetadas com vírus alusivos à pandemia, numa das maiores vagas de cibercrime registadas nos últimos anos.

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Este risco é real e tanto maior, quanto pior preparada uma empresa estiver.

Como saber se a sua está preparada?

Sabemos que uma empresa que opta por guardar os dados e aplicações nos seus vários computadores fica sujeita a parar por completo caso:

• Exista um incêndio ou problema elétrico que bloqueie ou destrua uma ou várias fases da sua cadeia de produção;
  
  
• Exista um roubo ou hacking que lhe destrua elementos fundamentais (como dados de faturação de clientes) ao bom funcionamento da operação;
  
  
• Exista um processo judicial por vazamento de dados pessoais que a obrigue a abrir falência pela quantidade de indmenizações devidas.

A segurança de dados e processos é de tal forma importante que o controlo do acesso aos maiores data centers do mundo é assegurado, de forma rígida e 24 horas por dia, pelas melhores empresas de segurança do mundo.

Mas mesmo que a sua empresa não seja uma das maiores do mundo, é natural que já esteja a imaginar o impacto que um data center teria na qualidade da operação da sua empresa…

…o difícil é saber por onde deve começar!

Que tipos de data center existem e qual o mais indicado para si?

Por uma questão de simplicidade, vamos começar por dividir os data centers em duas categorias: os locais e os virtuais.

Um data center local é exclusivo de uma empresa: implica que seja alocado espaço e investimento para montar uma estrutura informática física nas suas instalações.

Pontos fortes:

• Proporciona autonomia total em termos de recursos e segurança
• Pode traduzir-se em menos custos no longo-prazo (se o data center for pequeno)

Pontos fracos:

• Requer um investimento inicial alto
• Requer uma equipa de IT ou um parceiro informático que o saiba gerir

Por outro lado, um data center virtual é um tipo de infraestrutura 100% digital – que normalmente conhecemos por cloud.

Na prática, pense em empresas como a Microsoft ou a Google que vendem espaço nos seus servidores: tanto para armazenamento, como o acesso a aplicações que integram as operações da sua empresa.

Pontos fortes da cloud:

• Requer um investimento inicial baixo
• A manutenção e segurança da infraestrutura fica a cargo de terceiros
• O fornecedor é responsável por atualizar o sistema e você por norma trabalha com tecnologia de ponta
• É mais flexível: a empresa paga apenas o armazenamento ou acesso às aplicações de que precisa

Pontos fracos:

• Pode implicar um custo maior ao longo do tempo
• A empresa fica sujeita às falhas de segurança de terceiros

Existem ainda outras empresas, por norma mais pequenas, que mantém data centers locais e vendem algumas soluções modulares como serviço. Conheça alguns deles:

SaaS

Os softwares como serviço: como por exemplo a MOQI, uma plataforma de eLearning onde os gestores de formação das empresas alojam os cursos de formação dos seus colaboradores.

A aplicação que permite que um aluno assista e interaja com uma videoaula não está alojada num armazenamento físico, na própria empresa: está nos servidores da MOQI, que é responsável pelo acesso incondicional e segurança dos colaboradores em processo de formação.

PaaS

As plataformas como serviço. Como por exemplo o Facebook, uma plataforma social onde cibernautas partilham histórias, conteúdos e comunicam diariamente.

Todos os vídeos e fotografias partilhados não estão alojados no armazenamento físico (do telemóvel ou computador pessoal) do utilizador: estão nos servidores do Facebook, que é responsável por garantir o acesso e controlo da sua comunidade sobre as informações que esta partilha.

Virtualização de Desktop

Diga adeus à substituição periódica de computadores e aos custos infindáveis de assistência informática permanente.

Com a virtualização do desktop, o sistema operacional dos computadores da sua empresa (e as aplicações que os seus colaboradores utilizam) passam a estar fora dos computadores da sua empresa. Para que:

• Os computadores da sua empresas não precisem de cumprir os requisitos mínimos de performance das aplicações que utilizam;
  
  
• Aumentem os níveis de segurança e se impeça que as aplicações críticas para o funcionamento da sua empresa se apaguem ou corrompam, devido a acidentes pessoais ou utilização negligente.

Existem outras soluções mais específicas, que lhe permitem utilizar capacidades particulares de um data center. Mas por uma questão de simplicidade, vamos focar-nos no que é realmente importante para si…

Local ou virtual: que data center devo escolher?

Em alguns dos casos, um data center virtual é menos custoso do que manter um data center físico. Essencialmente porque não será necessário:

• Investir em equipamento informático e atualizá-lo periodicamente;
  
  
• Contratar profissionais qualificados para montar e manter a infraestrutura;
  
  
• Ter gastos com aluguer, energia e manutenção do espaço físico que aloja o data center.

O fator económico, na grande maioria dos casos, é suficiente para optar.

Mais: ao optar por um servidor virtual, você acaba por trabalhar com tecnologias mais modernas, cuja aquisição e implementação é da inteira responsabilidade do seu fornecedor.

Mas calma.

Não estamos a afirmar que todas as empresas devam optar pela cloud. Como vimos, existem pontos fortes e fracos num servidor local, que interessam a algumas empresas…

…e existem casos onde trabalhar com um data center virtual é mais dispendioso!

Mas admito que, na grande maioria dos casos, as empresas começam por um servidor virtual.

Problema: você não faz a mais pequena ideia de como escolher o melhor data center virtual para a sua empresa, entre os milhares de opções disponíveis no mercado. Felizmente, é sobre isso que fala o próximo capítulo!

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Como escolher o melhor data center virtual?

É uma dado absolutamente chocante: 93% das empresas que sofreram de uma quebra no acesso ao seu data center por +10 dias abriram falência, um ano após o incidente.

Se quer aproveitar as vantagens de um data center, não dê este passo de ânimo leve. Um estudo levado a cabo pelo Ponemon Institute revela ainda que os tempos de inatividade dos servidores podem chegar a custar +300 mil dólares por hora às empresas!

É óbvia a importância desta decisão. E porque escolher o data center (e provedor) certo é tão importante, deixamos-lhe com 7 conselhos que o podem ajudar a decidir:

1 – Analise a credibilidade do provedor (para data center virtual)

Se está a pensar em contratar um servidor virtual, comece por perguntar ao seu próximo provedor qual a política que seguem em relação à recuperação de dados, em caso de acidente:

• O provedor responsabiliza-se?

• Existem backups que salvaguardem os seus dados?

Ao olhar de um gestor inexperiente, este tipo de perguntas podem soar a preocupação excessiva. Mas como vimos, um desastre desta natureza pode acabar com a sua empresa em menos de um ano!

2 – Informe-se sobre os serviços disponíveis (para data center virtual)

Vamos supor que a sua empresa, ao dia de hoje, precisa apenas de centralizar o armazenamento de dados e ficheiros. Mas que já sabe que vai precisar de virtualizar desktops para correr aplicações necessárias à operação, em futuros negócios…

…o seu futuro provedor presta esse serviço?

O que estou a tentar dizer é: garanta que existe capacidade de escalar. A pior sensação do mundo é gastar semanas ou meses a preparar a transformação digital da sua empresa, para seis meses depois ter que repetir o processo todo outra vez!

3 – Avalie a qualidade do suporte (para data center virtual)

Lembra-se de lhe termos dito que 93% das empresas que sofreram uma quebra no acesso ao seu data center por +10 dias abriram falência?

Provavelmente sofreram as consequências de uma assistência técnica demorada ou pouco experiente, o que estendeu o tempo da resolução do problema. Porque os erros acontecem sempre… Mesmo com os melhores provedores do mundo!

Você deve ir até ao fim do mundo para evitar ficar sem resposta, quando os problemas chegarem.

Dica: os tempos máximos de resposta devem ser estipulados previamente, antes da assinatura de um acordo com o seu fornecdor. Lembre-se que os imprevistos acontecem:

• Durante um jantar de família;
  

• Numa data festiva, como o Natal ou o ano novo;
  

• Às quatro da madrugada, quando grande parte da cidade ainda dorme.

E claro: na eventualidade de não existir ajuda prontamente disponível, quem paga a fatura é a sua empresa e os seus clientes!

Clique para saber as 7 características que uma empresa de IT deve ter para o ajudar a crescer

4 – Confirme se existe fornecimento de energia abundante e confiável (para data center local e virtual)

Por norma, um data center requer uma grande quantidade de energia para funcionar.

Para que o seu funcionamento nunca seja interrompido, é altamente recomendável que esta fonte de energia esteja protegida contra interrupções…

…mas como descobrir se o seu provedor tomou este tipo de precauções?

Pergunte-lhe se a energia que alimenta o seu data center tem um fornecimento de reserva, que possa ser disponibilizado assim que a fonte principal se extinguir. Como por exemplo, o suporte de uma UPS que protege equipamento vital de um corte de energia abrupto que o pode danificar.

5 – Confirme se existem condições apropriadas para o arrefecimento da infraesterutura (para data center local e virtual)

Como é fácil de imaginar, a quantidade interminável de máquinas e computadores que compõe um data center…

…aquecem como o Algarve num dia de verão!

Infelizmente, os sistemas hidráulicos contra incêndios não podem ser utilizados para proteger equipamento informático, em data centers.

Em vez disso, é comum utilizarem-se químicos retardadores de fogo, que abafam e controlam as chamas em caso de incêndio, sem prejudicar os equipamentos eletrónicos da infraestrutura.

Por descarte de consciência, pergunte ao seu provedor se costumam existir problemas de sobreaquecimento, que atrasam ou interrompem frequentemente o acesso ao seu data center. Caso existam, ainda vai a tempo de enciontrar uma alternativa!

Descarregue o guia: Como funciona a deteção e extinção de incêndios em data centers

6 – Avalie a qualidade das telecomunicações (para data center local e virtual)

De nada lhe vale ter um data center protegido contra roubos, falta de energia e sobreaquecimento se não existir uma conexão à internet rápida e ininterrupta.

Dica: pergunte ao seu fornecedor se a conexão está construída com fibra óptica…

…vou explicar-lhe porquê!

Muita gente não sabe que o acesso à cloud acontece de forma indireta. Quando você tenta aceder a um data center virtual, a entrada no sistema dá-se através de um router que gere a distribuição de cabos entra as várias racks do data center…

…ou seja: só depois de passar pelo router, você tem acesso ao destino onde pretende chegar!

É fácil de imaginar que, se a rede de internet for antiquada, este processo pode estender-se ad eternum e atrasar a cadeia de produção da sua empresa.

A boa notícia: com fibra o acesso ocorre de forma instantânea e, por norma, não existem problemas.

7 – Questione os procedimentos de segurança (para data center virtual)

Lembre-se que os dados e aplicações guardados na cloud são críticos para o funcionamento da sua empresa…

…e que uma violação de dados confidenciais pode custar à sua empresa centenas de milhares de euros!

A sala que alberga o data center do seu provedor deve estar protegida por:

• Medidas de segurança virtuais, como firewalls ou sistemas de autenticação
  

• Medidas de segurança físicas, como empresas de segurança
  

• Bloqueios físicos, como restrição de acesso livre
  

• Video-vigilância 24 horas por dia

É altura de fazermos um ponto de situação.

Você aprendeu:

• O que é um data center;
  
  
• Quais as vantagens de um data center para uma empresa;
  
  
• Que tipos de data center existem e qual o mais indicado para a sua empresa;
  
  
• Como escolher o melhor data center virtual para a sua empresa.

Vamos assumir que a sua decisão é começar mesmo a utillizar um data center…

…e que já sabe qual o melhor data center para a sua empresa…

…qual o primeiro passo, a partir daqui?

Checklist: migração para data center

Utilize esta lista para garantir que o processo de migração de dados e aplicações críticas para o seu data center (local ou virtual) decorre sem acidentes:

Lidere a operação (aplica-se a migração para local ou virtual)

• Nomeie a equipa que se encarregará do processo de migração. Se o seu parceiro de IT vai ser o responsável por toda a operação, defina prazos, custos e contrapartidas face a acidentes ou negligência;
  
  
• Calendarize a sua estratégia de migração. Transferir dados implica não poder aceder a máquinas ou ficheiros durante o período em que a migração ocorre. Certifique-se que a empresa não pára toda ao mesmo tempo;
  
  
• Defina um orçamento. Problemas técnicos e atrasos podem acontecer, mas garanta que o preço da operação não duplica ou triplica. E defina com a equipa que gere a migração (se for externa) o limite a partir do qual a responsabilidade dos problemas e atrasos deixa de ser custeada por si.

Audite a matéria-prima que integra o processo (aplica-se a migração para local)

• Faça um inventório do equipamento que vai ser migrado para o seu novo data center, de forma a garantir que não se perdem dados ou danificam máquinas no processo;
  
  
• Certifique-se que todas as peças de hardware, cabos e racks estão identificados. Existem pequenos autocolantes ou rótulos, especificamente criados para este propósito:
  

• Calendarize a atualização de software ou equipamentos críticos ao funcionamento da sua cadeia de produção e certifique-se que existem alarmes e lembretes que o recordam (a si ou ao responsável nomeado) dessas atualizações;
  
  
• Confirme o espaço, energia, refrigeração e acesso à internet de que precisa, antes de começar a migração. E, caso exista, envie essas informações ao parceiro de IT responsável pela construção da infraestrutura;
  
  
• Lembre-se de pedir ao seu fornecedor de racks para que refine as estruturas e circuitos físicos do sistema para a redundância elétrica necessária;
  
  
• Confirme o número e as dimensões das racks necessárias para a construção do seu data center, tal como o imaginou;
  
  
• Confirme que o espaço físico onde o data center se vai erguer pode acomodar, tanto as infraestruturas tecnológicas de que precisa no presente, como futuros equipamentos de que a sua empresa vai precisar nos próximos anos;
  
  
• Faça uma confirmação final da segurança física e digital de todo o sistema, antes de o colocar acessível a todos os seus colaboradores;
  
  
• Caso existam, confirme o funcionamento dos sistemas de energia ininterrupta (UPS) que garantem a continuidade da sua cadeia de produção em caso de corte inesperado de energia;
  
  
• Este cuidado parece estranho mas recomendamo-lo sempre: confirme que as máquinas voltam a ligar-se depois de desligadas, neste novo ambiente tecnológico.

Cuidados digitais que precisa de ter (aplica-se a migração para local ou virtual)

• Considere a possibilidade de replicar alguns dados e ficheiros críticos ao funcionamento do seu sistema. Por exemplo: sabia que a sua empresa está obrigada por lei a guardar os documentos da contabilidade durante dez anos?
  

• Compreenda as necessidades específicas de conexão e velocidade dos vários setores da sua empresa. Por exemplo: se os computadores da empresa se conectam à internet por WiFi, o escritório mais distante do router vai demorar mais a aceder aos ficheiros guardados no data center, o que pode afetar a sua cadeia de produção;
  
  
• Teste os circuitos P2P do sistema e defina quais os polos que devem ter ligação direta entre si (em telecomunicações, uma conexão P2P refere-se a uma conexão direta entre dois polos). Por exemplo: o seu departamento de contabilidade deve ter acesso ao armazenamento que guarda faturas e guias de venda, mas o seu departamento de marketing não;
  
  
• Reveja as decisões que tomou acerca do acesso à internet no local e às conexões que estabeleceu entre os vários polos do data center. O seu consultor IT vai ajudá-lo a perceber se o plano traçado serve as necessidades da sua cadeia de produção.

Transporte e segurança: proteja-se antes do mal estar feito (aplica-se a migração para local)

• Estabeleça um prazo limite para todo o processo de migração. Lembre-se de planear quando tempo os sistemas poderão estar offline, para que a cadeia de produção da empresa não seja comprometida;
  
  
• Confirme que existem backups para toda a informação a migrar e que existem sistemas que o protegem dos acidentes que podem acontecer num processo desta natureza;
  
  
• Defina um plano de ação alternativo para assegurar a cadeia de produção da sua empresa, caso existam acidentes durante o processo;
  
  
• Lembre-se de assegurar a correta acomodação dos equipamentos no transporte para a nova localização e, caso necessário, contrate o apoio de segurança armada durante o transporte de discos com dados valiosos e segredos de negócio;
  
  
• Defina claramente como é que o equipamento a transportar vai entrar na sala do data center. Este cuidado deve incluir a medição da largura e altura de portas e janelas por onde o equipamento vai passar;
  

• Se for necessária a ajuda de uma transportadora, assegure-se que é uma empresa reputada e que está a par de todos os cuidados e especificações que você registou ate aqui. Certifique-se ainda que a informa dos pontos de entrada do equipamento no edifício, como garagens ou pontos de descarga.

Avalie as capacidades do seu fornecedor (aplica-se a migração para local e virtual)

• Reveja todos os detalhes do plano de migração na companhia do seu fornecedor de espaço físico ou armazenamento cloud. Ele vai ajudá-lo a despistar erros ou lapsos que podem comprometer a segurança dos dados e equipamentos a migrar;
  
  
• Defina claramente as funções que o responsável do data center vai assumir durante a migração, ao longo de todo o período em que o processo vai decorrer;
  
  
• Caso esteja a migrar dados e equipamentos para um data center fisico, deixa claro quem fica com a responsabilidade de fornecer a cablagem e outros materias acessórios, como rótulos para cabos;
  
  
• Clarifique se, durante o periodo em que vai decorrer o processo, existirá staff no local para assistí-lo com a instalação e setup dos equipamentos transportados;
  
  
• Antes de tomar uma decisão final, pergunte se o suporte está disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano e reveja termos, condições e políticas da empresa relativas à assistência a clientes. Os americanos usam o termo SLA para este acordo: significa service-level agreement e define o nível de serviço que o fornecedor concorda em assegurar, assim como as métricas que avaliam esse compromisso!

A bola está do seu lado.

Se estiver preparado para iniciar para uma nova era de trabalho, com mais segurança e (muito) mais produtividade, tudo o que preciso de saber está neste artigo.

Caso sinta que precisa de apoio para implementar algumas destes soluções, lembre-se que pode agendar uma reunião gratuita de 30 minutos com um dos nossos especialistas. Mesmo que não esteja pronto para fazer um investimento num data center completo, vamos explicar-lhe como agilizar a sua máquina produtiva com algumas destas tecnologias!